注册 登录  
 加关注
   显示下一条  |  关闭
温馨提示!由于新浪微博认证机制调整,您的新浪微博帐号绑定已过期,请重新绑定!立即重新绑定新浪微博》  |  关闭

马九克教育技术应用研究工作坊

马九克:上海市七宝中学特级教师,ppt5168@163.com

 
 
 

日志

 
 
关于我

物理特级教师,全国优秀教师,2013年上海教育年度十大新闻人物。华东师范大学慕课中心兼职教授,华东师范大学网络教育学院特聘专家,微软(中国)精英培训师,独立承担着“上海市中小学教师信息技术有效应用”课程的开发工作。“马九克教育技术应用研究名师工作室”主持人。中国教师报教育技术应用培训专家。2014年教师节入选上海百名名师《教育人生》大型画册。在教学工作之余,自学多媒体信息技术,特别是将Office常用软件应用于教育教学工作的研究和实践突破常规,创新思维。出版的系列专著八本。上海市及全国各地培训达六百多场。

网易考拉推荐

PPT讲座三:简约至上,做人人都能看懂的PPT流程图  

2010-02-21 09:03:51|  分类: PPT应用技巧 |  标签: |举报 |字号 订阅

  下载LOFTER 我的照片书  |

     常看推理小说的朋友一定有这样的感觉:相比之下,小说中的罪犯往往比侦探更聪明,因为那些高智商罪犯总是拥有惊人的创意,从策划到布局,从细节执行到时间控制,都令侦探们挠头不已。而侦探,做得却是一件解释工作,他们的目的是把嫌疑人复杂而周密的犯罪行为解释得简单易懂,并寻找证据,在各个环节表明“我没有猜错”。
      事实上,做PPT也是一种解释工作。我们要借助PPT这种形式,把我们脑子里错综复杂的思路和创意加以梳理,从而让我们的受众(客户、学生、领导或其他)能够更加轻易地接受我们的想法。因此,就算你是个创意的天才,也绝对不要把任何谜题留在PPT中,因为,PPT需要的是逻辑,而不是悬念。在我们的日常PPT制作中,最常见的表达逻辑的小道具,就是流程图。

 

第三讲  简约至上,做人人都能看懂的流程图

 

         说到流程图,不管是学校的师生还是企业的职员,大家都不会感到陌生:课程表、行事历、联欢会的节目单、头脑风暴的会议纪要……这些都是最常见的流程图形式。然而,你有没有想过不用流程图,而是像写作文那样记一份课程表呢?你一定会说:“噢买嘎的!孔乙己死了好多年,课程表有一种写法就够了!”是的,这就是我们为什么要在PPT中插入流程图——对于这种用纯文字表达就会麻烦死的东西,还是画张流程图最省心。
          问题是,不管是在商务还是教学PPT中,这种“麻烦死”的东西都不胜枚举。我们要解释复杂的概念,我们要汇报工作进度,我们还要告诉学生一个超级麻烦的实验可以分为多少步。别犹豫,每当你为这种细节解释而发愁的时候,就轮到流程图登场了。

  化繁为简——流程图的铁则
         细心的读者不难发现,我们在前两讲中再三强调了一个重点,即:PPT的最终目标是沟通。因此,制作流程图和插入图片一样,也是我们实现高效沟通的一种手段。它们的区别在于,图片的作用是把深奥的观点变浅显,而流程图则可以把复杂的流程变清晰。换句话说,如果一个流程图把本来简单明了的东西变得复杂难懂,那它就没有存在的必要。不信的话,看了下面这个反面教材你就会明白了。
        某仁兄设计了一个线上活动,并用PPT来演示活动的流程,如图1所示。实事求是地说,这一页PPT风格独到,不仅用不同颜色的箭头标示出用户的体验流程,较为随意的线条风格也符合活动的休闲特色。但是,致命的问题在于,这个流程图恰恰实现了“化简为繁”的负面效果。

 

PPT03_01 

 
【图1】乱到恐怖的活动流程,你能看懂吗?

      当我们从眼花缭乱的流程中梳理出它所表达的含义之后,才发现,原来它只用一句话就可以概括出来:用户可以在“活动中心”参与“订阅信息”、“发表博客”、“新闻评论”、“论坛交流”和“PK台”,实现多种体验的同时,有机会赢取大奖。更要命的是,单纯的文字表达比这个流程图更容易被人理解。所以,这个流程图完全没有存在的必要,应当予以删除。
       当然,也有一些较为特殊的情况,令复杂的流程图变得有必要存在。比如,有时我们需要向客户或领导表明,我们做了许多功课,我们努力了(含有“苦肉计”或“邀功”的意味),于是做出一个巨细靡遗的流程图来忽悠人。在这种情况下,我们并不需要阅读者过多关注流程图的细节,该流程图在本质上与一张复杂的图片无异。
请记住:如果只考虑信息的高效沟通,那么,我们只要把流程图做得简单、清晰就可以了,更复杂、更漂亮的流程图有时只能起到相反的效果。

  简约,不简单
         美国著名策略咨询机构罗兰?贝格(Roland Berger)曾在其PPT设计的“九大原则”中指出,“不要使用小图形(方格、箭头等)制作流程,代之以含有小方格背景的数字(配合文字表达流程)”。许多初学者见到这一条时,都不太理解——这难道不是在禁止我们制作流程图吗?其实不然。在实际操作中,许多刚刚开始制作PPT的朋友常常会过于注重形式,有一种恨不得把所有文字都做成流程图的冲动。它直接带来的结果就是“简单,不简约”,作者看得懂,读者看不懂,比如图2所示的这则例子。

  PPT03_02
【图2】很常见的一种流程说明,不过似乎缺少了一些东西

      作为活动步骤的说明,这页PPT的结构和内容都可谓清晰明了。然而,如果你仔细看那三个步骤中的文字,就会发现它们之间似乎缺少了一些东西——当你看过之后,立刻把目光从这一页上移开,我相信你很难再次回想起它的内容。没错,问题就出在,这三个步骤之间缺乏明显的逻辑关联!由于该流程图使用了“箭头”联结三个部分,而“箭头”本身又有“承接”、“递进”的含义,当三部分的内容不具备承接和递进关系时,听众就会对这页的内容感到困惑了。
         那么,对于这样的情况,我们应该如何加以改进呢?有经验的朋友一定已经想到了,就是提取三个步骤所对应的时间,作为流程图的主干,原本的流程图部分在形式上成为每个时间段的具体说明。这样一来,流程图的主干就是时间,这一页内容的重点从杂乱无章的内容,转变成了“一个月的时间,分三期完成”,听众显然能够更加迅速地对活动步骤产生印象。

 

PPT03_03
【图3】以时间为主干,整个流程图就更加流畅

          通过这个例子,我们不难看出,“简约,不简单”绝对不是一句空话,它的关键是,在我们制作流程图的时候,一定要先提取它在逻辑上的主干。这个主干可以是时间顺序、地点顺序、人物顺序,以及各部分内容之间的内在关联。总之,逻辑上的主干一定要让人一看就知道这里面有明确的逻辑关联,这样才能将流程图的作用最大化。

          做结构图,就这么几招
       虽然我们上面举的两个例子都与“流程”有关,但事实上,PPT文档中常见的结构图也属于流程图之列,如班级结构图、人事关系图、品牌架构图,等等。但由于制作结构图基本上不用考虑“主干”、“繁简”等问题,更多地只是把若干事物的层次关系表达出来,所以相对简单。对此,我也没有太多可以传授的经验,姑且和大家分享一些做得不错的结构图,权当帮您拓展思路吧。

 

PPT03_04
【图4】商务PPT中最常见的一种结构流程图,适合阐释概念、理清结构

 

PPT03_05
【图5】当被叙述的概念拥有三个分支时,这种三角概念图就很受用

 

PPT03_06 
【图6】同样是三角概念图,也可以做得很炫目

 

PPT03_07
【图7】细分条目比较多且占主要地位的时候,可以考虑采用此页的布局

 

PPT03_08
【图8】屋顶图拥有相当普遍的逻辑关系,是商务PPT中最常用的结构图之一

         另外,我还得提醒你,不管你制作的流程图有多复杂,如果其中包括很多图形,最好让这些图形能够充分对齐。你可以借助PowerPoint的“自定义工具栏”功能,把“左对齐”、“右对齐”、“上对齐”、“下对齐”、“横向对齐”、“纵向对齐”、“横向平分间距”和“纵向平分间距”8个按钮加进来,它们将为你的流程图制作节省大量时间。另外,绘图参考线也是推荐使用的一个工具,它的吸附特性可以帮你轻松制作出整洁划一的PPT页面。在PowerPoint的背景上点击鼠标右键,选择“网格和参考线”,并在弹出的窗口中选中“在屏幕上显示绘图参考线”,即可让参考线出现在页面当中。

天下流程一大抄
         看到这里,有人一定会问:猪!你说了这么多,我们明白了“化繁为简”的流程图不能用,“简单,不简约”的流程图不能用,那好,你告诉我,什么样的流程图能用!我怎么才能迅速搞出一堆像样的流程图来?说真的,做流程图有点像摄影,老师只能很明确地告诉你一些禁忌,但无法手把手地去教你如何把范伟拍成林志玲。如果说流程图的制作有一些取巧的捷径,我想,积极地借鉴流程图库,算得上一种行之有效的做法。
         网上最常被人借鉴的,除了著名的罗兰贝格PPT图库,ThemeGallery的水晶图库也是极常见的借鉴范例,在搜索引擎上找一下,都不难发现。另外,Office 2007中的PowerPoint增加了SmartArt功能,可以帮助初学者轻松设计出较为专业的流程图,也非常值得一用。不过,不管如何借鉴,真正的重点并不是流程图的形式,而是它的逻辑关系和内容。当你经过了持之以恒的联系,掌握了PPT制作的更多技能之后,终会有一天,你会发现,流程图,还是自己做出来的最合适!

       虽然流程图是一种展现某一页内信息逻辑的工具,但对于整个PPT方案而言,页面之间的逻辑也是不可忽视的。这一点我们将在第5讲给大家详细说明。

  评论这张
 
阅读(1363)| 评论(2)
推荐 转载

历史上的今天

在LOFTER的更多文章

评论

<#--最新日志,群博日志--> <#--推荐日志--> <#--引用记录--> <#--博主推荐--> <#--随机阅读--> <#--首页推荐--> <#--历史上的今天--> <#--被推荐日志--> <#--上一篇,下一篇--> <#-- 热度 --> <#-- 网易新闻广告 --> <#--右边模块结构--> <#--评论模块结构--> <#--引用模块结构--> <#--博主发起的投票-->
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

页脚

网易公司版权所有 ©1997-2017