物理特级教师,全国优秀教师,2013年上海教育年度十大新闻人物。华东师范大学慕课中心兼职教授,华东师大网络学院特聘专家,微软（中国）精英培训师,独立承担着“上海市中小学教师信息技术有效应用”课程的开发工作。“马九克教育技术应用研究名师工作室”主持人。中国教师报教育技术应用培训专家。2014年教师节入选上海百名名师《教育人生》大型画册。在教学工作之余,自学多媒体信息技术,特别是将Office常用软件应用于教育教学工作的研究和实践突破常规,创新思维。出版的系列专著八本。上海市及全国各地培训达800多场。
工作表创建好后，常常需要将它打印出来，打印的一般操作是：先进行页面设置，再进行打印预览，最后打印输出。
要想打印出一份漂亮的工作表，除了要设置好工作表格式外，还需要设置好打印格式。这些设置可以从【页面设置】对话框中来完成。
单击【文件】菜单中的【页面设置】命令，打开【页面设置】对话框，如图5-96所示。
图5-96 【页面设置】对话框
在【页面设置】对话框中，选择【页面】选项卡，如图5-96，其中：
【方向】单选框中设置打印方向是纵向还是横向。
【缩放】框中，允许设置成不按正常尺寸打印。其中的【缩放比例】，可直接设置打印时的放大或缩小比例，缩放比例的调整值允许在10~400之间；【调整为】中可设置打印时缩小工作表或选定区域的尺寸以适应所指定的页数。若打印时仅需设置表格为一页宽而页高不限制，则可以在“页宽”框中键入“1”，“页高”框中保留空白。
【纸张大小】中，选择打印所用的纸张。
【打印质量】中，选择打印的质量，即每英寸打印的点数，不同的打印机数字会不一样，数字越大，打印质量越好。
【起始页码】中，输入打印工作表的首页页码，后续页的页码会自动递增。
单击【页面设置】对话框中的【页边距】选项卡，可进行页边距的设置，其中：
【上】、【下】、【左】、【右】数值框中，设置打印的工作表与页边之间的距离。
【页眉】、【页脚】数值框中，设置页眉页脚距页边的距离。
【居中方式】中选择工作表在水平方向和垂直方向是否在页的正中。
单击【页面设置】对话框中的【页眉/页脚】选项卡，如图5-97所示，此选项卡可为打印页面添加页眉与页脚。
图5-97 设置页眉页脚
在【页眉】或【页脚】下拉列表框中，Excel提供了多种预定义的页眉页脚格式供用户选择。
如果用户希望自己创建页眉页脚，可选择【自定义页眉】或【自定义页脚】按钮。打开如图5-98所示的对话框，在此对话框中可分别在“左”、“中”、“右”三个文本框中直接输入页眉或页脚的内容。另外，对话框中间有十个按钮，从左到右依次为【字体】、【页码】、【页数】、【日期】、【时间】、【包含路径的文件名】、【文件名】、【工作表标签名】、【插入图片】、【设置图片格式】，单击这些按钮可以在页眉或页脚中添加相应的内容。如果要设置文本格式，可先在编辑框内选定文本，再按【字体】按钮，在出现的【字体】对话框中设置字体格式。
图5-98 自定义页眉
在【页面设置】对话框中单击【工作表】选项卡，如图5-99所示。在此对话框中可对打印区域及标题等进行设置。其中：
【打印区域】：选择打印的工作表范围，如不选择，默认为整个工作表。
【打印标题】：当工作表过大而分成多页打印时，往往后面的页会看不到标题列或标题行，为了避免这种情况，可在【顶端标题行】和【左端标题列】中指定行标题和列标题的位置，这样打印时，标题行列会自动出现在后续页中。
【网格线】：该复选框选中时，即使工作表中没有设置边框，打印时也会打印出表格线，如不选中，打印时只打印数据不打印表格线。
【行号列标】：该复选框被选中时，打印时工作表时将同时打印行号和列号。
【单色打印】：如果数据有彩色格式，而打印机为黑白打印机，可选择“单色打印”复选框。如果是彩色打印机，选择该选项可减少打印所需时间，只打印单色。
【按草稿方式】：可加快打印速度，但会降低打印质量。
【先行后列】和【先列后行】：是控制超过一页的工作表的打印顺序。
图5-99 设置工作表
用户有时只想打印工作表中部分数据和图表，如果经常需要这样打印，可以通过设置打印区域来解决。
除了通过前面所介绍的【页面设置】对话框的【工作表】选项卡设置打印区域外，还可以通过菜单命令来设置打印区域。
先选取要打印的区域，再执行【文件】菜单中的【打印区域】命令，在级联菜单中选择【设置打印区域】，这时选定区域的边框上将出现虚线，表示所设置的打印区域范围（如图5-100中B3:I15即为所设置的打印区域）。打印时，只打印所设置的打印区域范围内的数据。
如果想改变打印区域，可重新执行上面的操作。如要取消打印区域的设置，可执行【文件】【打印区域】菜单中的【取消打印区域】命令。
如果需要打印的数据超过一页，Excel会自动分页，如果用户希望自己设置分页位置，可在工作表中插入分页符。插入分页符的方法：
① 选定要另起一页的行（或列）。
② 选择【插入】菜单的【分页符】命令，则在该行（或列）的上方出现的水平（或垂直）虚线即为分页符。
如插入分页符前选择的是表格中的一个单元格，则执行插入分页符的命令后将在该单元格的左端及上方分别出现一条分页虚线。图5-100为设置了打印区域及人工分页符的数据列表。
图5-100 设置打印区域及人工分页
如要删除分页符，可以选择分页虚线的下一行或右一列的任意一单元格，再选择【插入】菜单中的【删除分页符】命令。
如要删除所有的分页符，可选中整个工作表，再执行【插入】菜单中的【重置所有分页符】命令。
使用分页预览可以在窗口中直接查看工作表分页的情况。在分页预览的窗口中仍然可以编辑工作表，还可以直接改变设置的打印区域的大小、调整分页的位置。
选择【视图】菜单的【分页预览】命令，进入如图5-101所示的分页预览视图。视图中蓝色的粗实线表示了分页的情况，分页的页码出现在每一页的区域中，图中打印区域为浅色背景，非打印区域为深色背景。
图5-101 分页预览
在分页预览视图中，将鼠标移到这些蓝色的分页线上，指针变成双向箭头，此时拖动鼠标可改变打印区域大小及分页符的位置。
选择【视图】菜单中的【普通】命令可结束分页预览回到普通视图。
利用Excel提供的打印预览功能，可在实际打印工作表之前，预览查看打印的效果，如果不符合要求即立刻进行修改，这样可以节省时间，提高工作效率。切换至“打印预览”显示方式的方法有：
执行【打印预览】命令后，窗口变为如图5-102所示的打印预览窗口。在窗口底部的状态栏中显示了当前打印页的页码和总页码，窗口上的有一排按钮，可进行设置和查看，部分按钮的功能如下：
图5-102 打印预览
【上一页】及【下一页】：可以显示其它打印页。
【缩放】：此按钮可放大显示或缩小显示要打印的工作表。
【打印】：可打开【打印】对话框，如图5-103。
【设置】：可打开【页面设置】对话框。
【页边距】：单击此按钮使预览视图出现虚线显示出页边距和页眉页脚位置，用鼠标拖动这些虚线可直接改变它们的位置。
【分页预览】：单击此按钮切换到【分页预览】视图。
【关闭】：关闭打印预览窗口，回到普通视图。
经过设置了打印区域、页面设置、打印预览后，工作表可正式打印了。
选择【文件】菜单中的【打印】命令，或在【页面设置】对话框、【打印预览】视图中单击【打印】按钮之后，会出现如图5-103所示的【打印】对话框。
其中，【打印机】框、【范围】框、【份数】框与Word打印基本相似。在【打印内容】框中选择打印范围，可为【选定区域】、【整个工作薄】或【选定工作表】，其中【选定区域】指的是执行【打印】命令之前的选定区域，不是前面【设置打印区域】中所指的区域。如果要打印【设置打印区域】中所指的单元格区域，那么应选择【选定工作表】或【整个工作薄】。执行了【确定】后即可开始打印。
如果采用的是默认的打印配置，也可单击【常用】工具栏中的【打印】按钮直接打印当前工作表。
图5-103 【打印】对话框
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