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马九克教育技术应用研究工作坊

马九克:上海市七宝中学特级教师,ppt5168@163.com

 
 
 

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关于我

物理特级教师,全国优秀教师,2013年上海教育年度十大新闻人物。华东师范大学慕课中心兼职教授,华东师大网络学院特聘专家,微软(中国)精英培训师,独立承担着“上海市中小学教师信息技术有效应用”课程的开发工作。“马九克教育技术应用研究名师工作室”主持人。中国教师报教育技术应用培训专家。2014年教师节入选上海百名名师《教育人生》大型画册。在教学工作之余,自学多媒体信息技术,特别是将Office常用软件应用于教育教学工作的研究和实践突破常规,创新思维。出版的系列专著八本。上海市及全国各地培训达800多场。

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EXCEL中常用函数的使用  

2009-11-29 10:07:24|  分类: Excel应用技巧 |  标签: |举报 |字号 订阅

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1.求和函数SUM

语法:SUM(number1,number2,...)。

参数:number1、number2...为1到30个数值(包括逻辑值和文本表达式)、区域或引用,各参数之间必须用逗号加以分隔。

注意:参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算,其中逻辑值被转换为1,文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用,只有其中的数字参与计算,数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。

应用实例一:跨表求和

使用SUM函数在同一工作表中求和比较简单,如果需要对不同工作表的多个区域进行求和,可以采用以下方法:选中Excel XP“插入函数”对话框中的函数,“确定”后打开“函数参数”对话框。切换至第一个工作表,鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要参与计算,可以单击“number2”框,再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后切换至第二个工作表,重复上述操作即可完成输入。“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。

应用实例二:SUM函数中的加减混合运算

财务统计需要进行加减混合运算,例如扣除现金流量表中的若干支出项目。按照规定,工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造“=SUM(B2:B6,C2:C9,-D2,-E2)”这样的公式。其中B2:B6,C2:C9引用是收入,而D2、E2为支出。由于Excel不允许在单元格引用前面加负号,所以应在表示支出的单元格前加负号,这样即可计算出正确结果。即使支出数据所在的单元格连续,也必须用逗号将它们逐个隔开,写成“=SUM(B2:B6,C2:C9,-D2,-D3,D4)”这样的形式。

应用实例三:及格人数统计

假如B1:B50区域存放学生性别,C1:C50单元格存放某班学生的考试成绩,要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM(IF(B1:B50=″女″,IF(C1:C50>=60,1,0)))”,由于它是一个数组公式,输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。公式两边会自动添加上大括号,在编辑栏显示为“{=SUM(IF(B1:B50=″女″,IF(C1:C50>=60,1,0)))}”,这是使用数组公式必不可少的步骤。

2.平均值函数AVERAGE

语法:AVERAGE(number1,number2,...)。

参数:number1、number2...是需要计算平均值的1~30个参数。

注意:参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略,但单元格中的零则参与计算。如果需要将参数中的零排除在外,则要使用特殊设计的公式,下面的介绍。

应用实例一:跨表计算平均值

标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩,则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE(一班!C1:C36,三班!C1:C32,三班!C1:C45)”。式中的引用输入方法与SUM跨表求和时相同。

应用实例二:忽略零的平均值计算公式

假设A1:A200随机存放包括零在内的48个数值,在AVERAGE参数中去掉零引用很麻烦,这种情况可以使用公式“=AVERAGE(IF(A1:A200<>0, A1:A200,″″)”。公式输入结束后按住Ctrl+Shift回车,即可对A1:A200中的数值(不包括零)计算平均值。

3.逻辑函数IF

语法:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。

参数:logical_test是结果为true(真)或false(假)的数值或表达式;value_if_true是logical_test为true时函数的返回值,如果logical_test为ture并且省略了value_if_true,则返回true。而且value_if_true可以是一个表达式;value_if_false是logical_test为false时函数的返回值。如果logical_test为false并且省略value_if_false,则返回false。Value_if_false也可以是一个表达式。

应用实例一:个人收入调节税计算

假设个人收入调节税的稽征办法是:工资在1000元以下的免征调节税,工资1000元以上至1500元的超过部分按5%的税率征收,1500元以上至2000元的超过部分按8%的税率征收,高于2000元的超过部分按30%的税率征收。

假如工作表的B列存放职工姓名,C列存放工资,选中D列的空白单元格输入公式“=IF(C2<=1000,″″,IF((C2-1000)<=1500,(C2-1000)*0.05,IF(C2-E2<=1500,(C2-1500)*0.08,IF(C2>2000,(C2-2000)*0.3))))”,回车后即可计算出C2工资应缴纳的收入调节税。

公式中的IF语句是逐次计算的,如果第一个逻辑判断C2<=1000成立,则公式所在单元格被填入空格;如果第一个逻辑判断式不成立,则计算第二个IF语句;直至计算结束。如果税率征收标准发生了变化,只须改变逻辑和计算式中的值,如1000、1500和2000等即可。

应用实例二:消除无意义的零

用SUM函数计算工资总额等问题时,若引用的全部参数均为空白单元格,公式仍然会计算出一个“0”。这样打印出来的报表不仅很不美观。为此可将计算公式设计为“=IF(SUM(A1:B1,D2:E8)<>0,SUM(A1:B1,D2:E8),″″)”,即是当SUM(A1:B1,D2:E8)计算结果不等于零时,公式所在单元格显示SUM(A1:B1,D2:E8)的计算结果,否则显示一个空格。

上面这个问题在财务计算中依然存在,如公式“=A1-A6-A9”有可能为零或显示负数。为了避免打印零或负数,可以设计公式“=IF(A2-A6-A9=0,″″,IF(A2-A6-A9<0,RMB(A2-A6-A9),A2-A6-A9))”。当A2-A6-A9=0时在单元格中填写零,否则进行下一个逻辑判断。如果A2-A6-A9<0则在结果前添加一个“¥”符号,否则进行正常运算直至结束。

应用实例三:多条件求和

假设C1:C460区域内存放着职工的职称,D1:D460区域存放着职工的性别。如果要统计具有高级职称的男性职工总数,可以使用公式“=SUM(IF(C1:C460=″高级″,IF(D1:D460=″男″,1,0)))”。这是一个数组公式,输入结束后按住Ctrl+Shift回车即可计算出结果。

4.快捷方式或链接创建函数HYPERLINK

语法:HYPERLINK(link_location,friendly_name)。

参数:link_location是文件的路径和文件名,它可以指向文档中的某个具体位置。如Excel工作表中的特定单元格或区域,或某个Word文档中的书签,也可以指向硬盘中的文件或是Internet或Intranet的URL。Friendly_name为单元格中显示的链接文字或数字,它用蓝色显示并带有下划线。如果省略了friendly_name,单元格就将link_location显示为链接。

应用实例:管理文档或网站地址

如果你拥有大量文档或收集了许多网站地址,管理起来一定有困难。如果能够将其中的文档名、URL等与文档等对象链接起来,不仅管理方便,还可以直接打开文档或访问站点。具体操作方法是:首先根据文档类型建立管理工作表,其中的文件名或网站名必须使用以下方法输入:选中一个空白单元格,单击Excel XP工具栏中的“粘贴函数”按钮,打开“粘贴函数”对话框,在“函数分类”框下选中“查找与引用”,然后在“函数名”框内找到HYPERLINK函数。单击对话框中的“确定”按钮,弹出“HYPERLINK”函数向导。在“link_location”框中输入文件的完整路径和名称(包括扩展名),如“C:\my documents\IT网站集锦.doc”,然后在“friendly_name”框中输入文件名(如“IT网站集锦”)。确认输入无误单击“确定”按钮,所选单元格即出现带下划线的紫色文件名“IT网站集锦”。

此后你就可以从工作表中打开文档,方法是:打开工作表,在其中找到需要打开的文件。箭头光标指向文件名会变成手形,若停留片刻则会显示该文件的完整路径和名称,单击则会调用关联程序将文件打开。

如果你收集了许多网站的URL,还可以用此法建立一个大型“收藏夹”。既可以用Excel的强大功能进行管理,又可以从工作表中直接访问Web站点。

5.计数函数COUNT

语法:COUNT(value1,value2,...)。

参数:value1,value2...是包含或引用各类数据的1~30个参数。

注意:COUNT函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数,错误值或其他无法转换成数字的文字被忽略。如果参数是一个数组或引用,那么只有数组或引用中的数字参与计数;其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被忽略。

应用实例:及格率统计

假如C1:G42存放着42名学生的考试成绩,在一个空白单元格内输入公式“=COUNTIF(C1:C42,″>=60″)/COUNTA(C1:C42)”回车,即可计算出该列成绩的及格率(即分数为60及以上的人数占总人数的百分比)。

6.最大值函数MAX、最小值函数MIN

语法:MAX(number1,number2,...),MIN(number1,number2,...)。

参数:number1,number2...是需要找出最大值(最小值)的1至30个数值、数组或引用。

注意:函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式,如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用,则只有数组或引用中的数字参与计算,空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。

应用实例:查询最高分(最低分)

假如C1:G42存放着42名学生的考试成绩,则选中一个空白单元格,在编辑栏输入公式“=MAX(C1:C42)”,回车后即可计算出其中的最高分是多少。

如果将上述公式中的函数名改为MIN,其他不变,就可以计算出C1:G42区域中的最低分。

7.条件求和函数SUMIF

语法:SUMIF(range,criteria,sum_range)。

参数:range是用于条件判断的单元格区域,criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件,sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。

应用实例:及格平均分统计

假如A1:A36单元格存放某班学生的考试成绩,若要计算及格学生的平均分,可以使用公式“=SUMIF(A1:A36,″>=60″,A1:A36)/COUNTIF(A1:A36,″>=60″)。公式中的“=SUMIF(A1:A36,″>=60″,A1:A36)”计算及格学生的总分,式中的“A1:A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用,“>=60”为判断条件,不符合条件的数据不参与求和,A1:A36则是逻辑判断和求和的对象。公式中的COUNTIF(A1:A36,″>=60″)用来统计及格学生的人数。

8.贷款偿还计算函数PMT

语法:PMT(rate,nper,pv,fv,type).

参数:如今贷款买房子或车子的人越来越多,计算某一贷款的月偿还金额是考虑贷款的重要依据,Excel XP提供的PMT函数是完成这一任务的好工具。语法中的rate是贷款利率;nper为贷款偿还期限;pv是贷款本金;fv为最后一次付款后剩余的贷款金额,如果省略fv,则认为它的值为零;type为0或1,用来指定付款时间是在月初还是月末。如果省略type,则假设其值为零。

应用实例:购房还款金额

假如你为购房贷款十万元,如果年利率为7%,每月末还款。采用十年还清方式时,月还款额计算公式为“=PMT(7%/12,120,-100000)”。其结果为¥-1,161.08,就是你每月须偿还贷款1161.08元。

9.样本的标准偏差函数STDEV

语法:STDEV(number1,number2,...)。

参数:number1,number2,...为对应于总体样本的1到30个参数,它们可以是数值、引用或数组。

注意:STDEV函数的参数是总体中的样本,并忽略参数中的逻辑值(true或false)和文本。如果需要用全部数据计算标准偏差,则应使用STDEVP函数。如果参数中的逻辑值和文本不能忽略,请使用STDEVA函数。

应用实例一:成绩离散度估计

假设某班共有36名学生参加考试,随机抽取的五个分数为A1=78、A2=45、A3=90、A4=12和A5=85。如果要估算本次考试成绩相对平均分的离散程度,即学生的考试成绩偏离平均分的多少,可以使用公式“=STDEV(A1:A5)”。其计算结果为33.00757489,标准偏差的数值越大成绩越分散。

应用实例二:质量波动估计

质量控制等场合也能用到STDEV函数,如从一批钢丝绳中随机抽出若干进行试验,分别测出它们的抗拉强度。根据STDEV函数的计算结果即可判断钢丝绳的抗拉强度是否分散,如果计算的标准偏差比较小,说明抗拉强度的一致性好,质量比较稳定。反之说明钢丝绳的质量波动较大,抗拉强度不够一致。

10.排序函数RANK

语法:RANK(number,ref,order)。

参数:number是需要计算其排位的一个数字;ref是包含一组数字的数组或引用(其中的非数值型参数将被忽略);order是用来说明排序方式的数字(如果order为零或省略,则以降序方式给出结果,反之按升序方式)。

应用实例:产值排序

假如图1中的E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值。

(1)

计算各车间产值排名的方法是:在F2单元格内输入公式“=RANK(E2,$E$2:$E$4)”,敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板,选中F3、F4单元格按Ctrl+V,就能计算出其余两个车间的产值排名3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK(E2,$E$2:$E$4,1)”,则计算出的序数按升序方式排列,即2、1和3。

需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数(名次)相同,但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同,则按本法计算出的排名分别是3、3和1(降序时)。即176.7出现两次时,铸造和维修车间的产值排名均为3,后续金工车间的排名就是1(没有2)。

11.四舍五入函数

语法:ROUND(number,num_digits)。

参数:number是需要四舍五入的数字;num_digits为指定的位数,number将按此位数进行四舍五入。

注意:如果num_digits大于0,则四舍五入到指定的小数位;如果 num_digits 等于 0,则四舍五入到最接近的整数;如果 num_digits 小于 0,则在小数点左侧按指定位数四舍五入。

应用实例:消除计算误差

假设Excel工作表中有D2=356.68、E2=128.12,需要将D2与E2之和乘以0.1,将计算结果四舍五入取整数,再将这个结果乘以1.36(取两位小数)得到最终结果。

一般用户的做法是选中某个单元格(如F2),使用“单元格”命令将它的小数位数设为零,然后在其中输入公式“F2=(D1+E1)*0.1”。再将G2单元格的小数位数设成两位,最后把F2*1.36的结果存入其中就可以了。从表面上看,上述方法没有什么问题。因为(D1+E1)*0.1在F2单元格显示48(注意:是显示48),如果F2单元格的小数位数为零,(D1+E1)*0.1经四舍五入后的结果就是48。接下去却出了问题,因为F2*1.36的计算结果是65.90,根本不是48*1.36的正确结果65.28,其中65.90是(D2+E2)*0.1未经四舍五入直接乘以1.36的结果。

以上计算结果说明:“单元格格式”、“数字”选项卡设置的“小数位数”,只能将单元格数值的显示结果进行四舍五入,并不能对所存放的数值进行四舍五入。换句话说,单元格数值的显示结果与实际存放结果并不完全一致,如果不注意这个问题,计算工资等敏感数据就会出现错误。例如在上例中,F2单元格内的数值虽然显示为48,但实际存放的却是48.45,自然得出了48.45*1.36=65.90的结果(按计算要求应为65.28)。

要解决这个问题并不难,你只须在G2单元格内输入公式“=(ROUND((D2+E2)*0.1,0))*1.36”,就可以按要求计算出正确结果65.28。式中的ROUND函数按指定位数对“(D2+E2)*0.1”进行四舍五入,函数中的参数0将“(D2+E2)*0.1”四舍五入到最接近的整数。

12.条件计数函数COUNTIF

语法:COUNTIF(range,criteria)。

参数:range为需要统计的符合条件的单元格区域;criteria为参与计算的单元格条件,其形式可以为数字、表达式或文本(如36、″>160″和″男″等)。条件中的数字可以直接写入,表达式和文本必须加引号。

应用实例:男女职工人数统计

假设 A1:A58区域内存放着员工的性别,则公式“=COUNTIF(A1:A58,″女″)”统计其中的女职工数量,“=COUNTIF(A1:A58,″男″)”统计其中的男职工数量。

COUNTIF函数还可以统计优秀或及格成绩的数量,假如C1:G42存放着42名学生的考试成绩,则公式“=COUNTIF(C2:G2,″>=85″)”可以计算出其中高于等于85分的成绩数目。如将公式改为“=COUNTIF(C2:G2,″>=60″)”,则可以计算出及格分数的个数。

13.百分排位预测函数PERCENTILE

语法:PERCENTILE(array,k)。

参数:array为定义相对位置的数值数组或数值区域,k为数组中需要得到其百分排位的值。

注意:如果array所在单元格为空白或数据个数超过8191,则返回#NUM!错误。如果k<0或k>1,则返回#NUM!错误。如果k不是1/(n-1)的倍数,该函数使用插值法确定其百分排位。

应用实例:利润排行预测

假设C1:C60区域存放着几十个公司的利润总额。如果你想知道某公司的利润达到多少,才能进入排名前10%的行列,可以使用公式“=PERCENTILE(C1:C60,0.9)”。如果计算结果为9867万元,说明利润排名要想进入前10%,则该公司的利润至少应当达到9867万元。

14.数值探测函数ISNUMBER

语法:ISNUMBER(value)。

参数:如果value为数值时函数返回ture(真),否则返回false(假)。

应用实例一:无错误除法公式

如果工作表为C1设计了公式“=A1/B1”,一旦B1单元格没有输入除数,就会在C1中显示错误信息“#DIV/0!”。这不仅看起来很不美观,一旦作为报表打印还可能引起误会。为避免上面提到的问题出现,可将C1单元格中的公式设计成“=IF(ISNUMBER(B1),A1/B1,″″)”。式中的ISNUMBER函数对B1单元格进行探测,当B1被填入数值时返回true(真),反之返回false(假)。为真时IF函数执行A1/B1的运算,为假时在C1单元格中填入空格。

应用实例二:消除无意义的零

使用SUM函数计算工资总额时,若引用的单元格区域没有数据,Excel仍然会计算出一个结果“0”。这样打印出来的报表不符合财务规定,为此可将公式设计成“=IF(ISNUMBER(A1:B1),SUM(A1:B1),″″)”。

式中ISNUMBER函数测试SUM 函数所引用的单元格区域是否全部为空,当不为空时返回true(真),反之返回fales(假)。为真时IF函数执行SUM(A1:B1),为假时在存放计算结果的F1单元格中填入空格,这样即可避免在F1单元格中出现“0”。

15.零存整取收益函数PV

语法:PV(rate,nper,pmt,fv,type)。

参数:rate为存款利率;nper为总的存款时间,对于三年期零存整取存款来说共有3*12=36个月;pmt为每月存款金额,如果忽略pmt则公式必须包含参数fv;fv为最后一次存款后希望得到的现金总额,如果省略了fv则公式中必须包含pmt参数;type为数字0或1,它指定存款时间是月初还是月末。

应用实例:零存整取收益函数PV

假如你每月初向银行存入现金500元,如果年利2.15%(按月计息,即月息2.15%/12)。如果你想知道5年后的存款总额是多少,可以使用公式“=FV(2.15%/12,60,-500,0,1)”计算,其结果为¥31,698.67。

式中的2.15%/12为月息;60为总的付款时间,在按月储蓄的情况下为储蓄月份的总和;-500为每月支出的储蓄金额(-表示支出);0表示储蓄开始时账户上的金额,如果账户上没有一分钱,则为0否则应该输入基础金额;1表示存款时间是月初还是月末,1为月初0或忽略为月末。

16.内部平均值函数TRIMMEAN

语法:TRIMMEAN(array,percent)。

参数:array为需要去掉若干数据然后求平均值的数组或数据区域;percent为计算时需要除去的数据的比例,如果 percent = 0.2,说明在20个数据中除去 4 个,即头部除去 2 个尾部除去 2 个。如果percent=0.1,则30个数据点的10%等于3,函数TRIMMEAN将在数据首尾各去掉一个数据。

应用实例:评比打分统计

歌唱比赛采用打分的方法进行评价,为了防止个别人的极端行为,一般计算平均分数要去掉若干最高分和最低分。假如B1:B10区域存放某位歌手的比赛得分,则去掉一个最高分和一个最低分后的平均分计算公式为“=TRIMMEAN(B1:B10,0.2)”。公式中的0.2表示10个数据中去掉2个(10×0.2),即一个最高分和一个最低分。

17.日期年份函数YEAR

语法:YEAR(serial_number)。

参数:serial_number为待计算年份的日期。

应用实例:“虚工龄”计算

所谓“虚工龄”就是从参加工作算起,每过一年就增加一年工龄,利用YEAR函数计算工龄的公式是“=YEAR(A1)-YEAR(B1)”。公式中的A1和B1分别存放工龄的起止日期,YEAR(A1)和YEAR(B1)分别计算出两个日期对应的年份,相减后得出虚工龄。

18.起止天数函数DAYS360

语法:DAYS360(start_date,end_date,method)。

参数:start_date和end_date是用于计算期间天数的起止日期,可以使用带引号的文本串(如"1998/01/30")、系列数和嵌套函数的结果。如果start_date在end_date之后,则DAYS360将返回一个负数。

19.取整函数TRUNC

语法:TRUNC(number,num_digits)。

参数:number是需要截去小数部分的数字,num_digits则指定保留到几位小数。

应用实例:“实工龄”计算

实际工作满一年算一年的工龄称为“实工龄”,如1998年6月1日至2001年12月31日的工龄为3年。计算“实工龄”的公式是“= TRUNC((DAYS360(″1998/6/1″,″2001/12/31″))/360,0)”,公式中的DAYS360(″1998/6/1″,″2001/12/31″)计算两个日期相差的天数,除以360后算出日期相差的年份(小数)。最后TRUNC函数将(DAYS360(A1,B1)/360的计算结果截去小数部分,从而得出“实工龄”。如果计算结果需要保留一位小数,只须将公式修改为“= TRUNC((DAYS360(″1998/6/1″,″2001/12/31″))/360,1)”即可。

如果你要计算参加工作到系统当前时间的实工龄,可以将公式修改为“= TRUNC((DAYS360(″1998/6/1″,NOW()))/360,0)”。其中NOW()函数返回当前的系统日期和时间。

20.字符提取函数MID

语法:MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)。

参数:text是含有要待提取字符的文本,start_num是要提取的第一个字符的位置(其中第一个字符的start_num为1以此类推),num_chars 指定MID从文本中提取的字符个数,Num_bytes指定MIDB从文本中提取的字符个数(按字节计算)。

应用实例:姓氏提取和统计

假如工作表C列存放着职工的姓名,如果想知道某一姓氏的职工人数,可以采用以下方法。首先使用公式“=MID(C1,1,1)”或“=MIDB(C1,1,2),从C1中提取出职工的姓氏,采用拖动或复制的方法即可提取其他单元格中的职工姓氏。然后使用公式“=COUNTIF(D1:D58,″张″)”统计出姓张的职工数量,随后改变公式中的姓氏就可以统计出其他姓氏职工的数量。

三、Excel XP数据库速成

Excel XP具有强大的数据库功能,对包含大量数据的表格进行排序、筛选等处理易如反掌,下面介绍常用的数据库操作。

1.数据排序

Excel XP第一行的单元格具有特殊作用,其中的文字相当于数据库字段名,可作为关键字参与排序、记录单等各种操作。

(1)文本排序

选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序,Excel提供了比较好的解决办法。如果你要将图1数据表按车间名称的笔划排序,可以使用以下方法:选中排序关键字所在列(或行)的首个单元格,单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令打开对话框,再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”,再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”,“确定”后回到“排序”对话框。如果你的数据带有标题行(如“单位”之类),则应选中“有标题行”(反之不选),然后打开“主要关键字”下拉列表,选择其中的“单位”,选中排序方式(“升序”或“降序”)后“确定”,表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本的排序,请大家自行摸索。

(2)自定义排序

如果你要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据,前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令,打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”,光标就会在右边的“输入序列”框内闪动,你就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序列了,输入的每个序列之间要用英文逗号分隔,或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表,可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”,这些序列就会被自动进入“输入序列”框。无论采用以上那种方法,单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用。

使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似,只是你要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表,选中前面定义的排序规则,其他选项保持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”,“确定”后即可完成数据的自定义排序。

2.数据检索

如果Excel XP工作表中的数据字段很多时,查看一条或几条记录需要左右滚动屏幕,此时可以采用以下方法检索并查看:单击“数据”菜单下的“记录单”命令打开对话框(2)。

再次单击其中的“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入,并且“条件”按钮变为“表单”按钮。在对话框的相应字段位置输入条件,如果在“序号”字段框内输入12回车,则序号为12的数据就会显示在对话框中。当然,你输入的检索条件可以使用>、<、>=、<=、<>逻辑符号。例如单击“条件”按钮后在“总分”框内输入“>170”,则表示检索总分大于170的记录,回车后第一条大于170的数据就会显示在对话框中。继续单击“上一条”或“下一条”按钮,可以查看检索出来的其他数据。

3.数据筛选

上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录,但是检索条件比较复杂时(如检索总分大于170和小于120的纪录),这种检索方法就无能为力了。此时可以使用Excel XP提供的自定义筛选功能,操作方法是:单击“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令,每个字段名的右侧会出现一个下拉按钮。根据你要筛选的字段单击下拉按钮,在下拉菜单中选择“自定义”命令打开对话框(3)。

单击第一行左侧的下拉按钮,选择其中的“大于”,然后在其右边输入170;按相同方法在第二行中选择“小于”,并在右边输入120,选中两行中间的“或”后单击“确定”按钮,工作表会自动显示所有符合筛选条件的记录。筛选出来的记录可以执行复制等操作,如果你要清除筛选结果,只要将“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”前的选中标记去掉即可。

4.数据汇总

小计、合计是应用非常广泛的数据统计方式,Excel XP分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格中,单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令打开对话框。如果要对某个班级的数学、语文成绩进行汇总,则应在“分类字段”中选中“班级”,在“汇总方式”中选择“求和”,在“选择汇总项”中选中“数学”和“语文”。如果选中“汇总结果显示在数据下放”,单击“确定”按钮后汇总结果会显示在工作表数据的下面,反之则会显示在工作表数据上方。如果你想清除工作表中的分类汇总结果,只要打开“分类汇总”对话框,单击其中的“全部删除”按钮就可以了。

5.数据透视表

数据透视表是Excel XP数据库功能的重要组成部分,它能够非常灵活的汇总数据。如果你要对一个学生成绩工作表进行统计,计算所有学生的数学成绩总分,采用数据透视表可以快速完成任务。

单击“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令打开向导,首先选择数据源类型和创建的报表类型,完成后单击“下一步”按钮。这时要选择建立数据透视表的数据区域,你只要用鼠标在工作表中拖动即可将引用的数据区域放入对话框。接着选择数据透视表的位置,可以选择“新建工作表”或“现有工作表”。单击“完成”按钮,将“数据透视表字段列表”中的“数学”拖入工作表的指定位置,Excel XP会立刻计算出所有学生的数学成绩合计。

6.数据查找

数据筛选的对象是工作表中的某条记录,这里介绍的查找对象则是单元格中的数据,Excel XP可以执行的查找有以下几种类型:

(1)普通查找

它利用编辑菜单中的查找命令查找特定的数据,操作方法如下:单击“编辑”菜单中的“查找”命令,打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查找的内容,单击“查找下一个”按钮,光标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据,Excel XP会弹出对话框告知用户。

(2)特殊查找

特殊查找可以找出包含相同内容(如文本)或格式的所有单元格,或者存在内容差异的单元格,其操作步骤如下:如果你要找出工作表中含有文本的所有单元格,请选中含有文本任意一个单元格,然后单击“编辑”菜单中的“定位”命令。再单击对话框中的“定位条件”按钮,选中“定位条件”对话框中的“常量”,再选中复选项中的“文本”。单击“确定”按钮后,所有符合条件的所有单元格就会选中。

如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分,可以打开“定位条件”对话框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格,可以选择“行内容差异单元格”;若要找出列中与活动单元格不同的单元格,则应选中“列内容差异单元格”,单击“确定”按钮即可完成查找。

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